Apartman karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu tarafından belirtildiği gibi yılda bir kereden az olmamak üzere gerçekleştirilen apartman kurulu toplantılarında alınan tüm kararların yazıldığı defterdir. Apartman karar defteri olarak herhangi bir defter kullanılamamakta; sadece noter onaylı olan defterler kullanılabilmektedir. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32.maddesinde açıklandığı üzere; Kat malikleri kurulu tarafından alınan kararlar (1)’den başlayıp, sırayla giden sayfa numaraları taşıyan; her sayfası noter mührü ile tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanır. Herhangi bir karara ret oyu verenler, ret sebebini belirterek imza atarlar.
Apartman tarafından yapılacak tüm işlemler ile ortaya çıkacak gelir ve gider tutarlarının yazılacağı karar defterinin, noter tarafından tasdiklenmiş olması gerekmektedir. Bu sayede alınan tüm kararlar resmileştirilmektedir. Fakat bilinmesi gereken önemli hususlardan biri de sadece başlangıçta noter onayı alınmasının yeterli olmadığıdır. Karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması gerekir.
Tutulan karar defterinin şayet sonuna gelinip kayıt tutma alanı biterse, yeni bir apartman karar defteri ile kayıt tutma işlemine başlamadan önce, önceki defterin kapatılması gerekmektedir. Bu kapatma işlemi noter onayı ile deftere bir daha karar işlenemeyeceğine dair tasdik alınarak yapılmaktadır.
Noter tarafından tasdiklenmiş ve kullanılmaya hazır olan apartman karar defteri kullanımı öncelikle toplantıya katılan kat maliklerinin isimlerinin yazılması ile başlamaktadır. Toplantıya katılamayan ama yerine vekil gönderen kişilerin de söz hakkı olduğu için, gönderen kişinin bu durum için yazdığı belge ve vekilin ismi de yazılmaktadır. Tüm isimlerin kaydedilme işlemi bittikten sonra ise toplantıda alınan kararlar teker teker önceliklerine göre apartman karar defterine yazılmaktadır.
Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 36’da da belirtildiği üzere, yönetici veya yönetim kurulu üyeleri ana gayrimenkul ile ilgili alınan tüm kararları kaydettiği apartman karar defterini ve bununla alakalı tüm belgeleri saklamaya mecburdur. Her takvim yılının bitmesinin ardından bir ay içinde bu defter mutlaka notere kapattırılmalıdır. Bu işlemi yapmayan kişilere ise kanunda belirtilen gerekli cezai işlem uygulanmaktadır. Şayet karar defteri kaybolur ise yeni bir defter alınarak notere onaylatılması gerekmekte; eski kararların devam etmesi ve uygulanabilmesi için ise alınan eski kararlarında yine notere onaylatılması gerekmektedir.